Datenschutzhinweis — Yumas Team-App

Stand: 5. August 2026

Diese App ist ein internes Werkzeug für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Yumas GmbH. Hier steht, welche Daten dabei anfallen, warum, wer sie sehen kann und wie lange sie gespeichert bleiben. In klarer Sprache, ohne Kleingedrucktes.

1. Verantwortlicher

Yumas GmbH
Feuerbachstrasse 46, 60325 Frankfurt am Main
+49 (0)69 94984428 · westend@yumas.de
Geschäftsführer: Nikolas Peters

Für Fragen zum Datenschutz in dieser App wende dich an die Geschäftsleitung unter der oben genannten Adresse.

2. Zweck und Rechtsgrundlage

Die App dient der internen Organisation des Betriebs: Absprachen im Team, Aushänge und Informationen sowie — wichtigster Zweck — das kurzfristige Besetzen von Schichten, wenn jemand ausfällt.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Beschäftigungs­verhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG) sowie unser berechtigtes Interesse an einer funktionierenden internen Kommunikation und an der Besetzung offener Schichten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Nicht auf eine Einwilligung gestützt: In einem Arbeitsverhältnis ist eine Einwilligung selten wirklich freiwillig. Wo etwas tatsächlich freiwillig ist — etwa Benachrichtigungen auf dem privaten Handy — sagen wir das ausdrücklich (siehe Ziffer 8).

3. Welche Daten verarbeitet werden

Konto — Name, dienstliche E-Mail-Adresse, optional eine Telefonnummer, ein Passwort (nur als Hashwert; wir kennen dein Passwort zu keinem Zeitpunkt), deine Abteilungs- und Standort-Zuordnungen sowie deine Berechtigungsstufe.

Nachrichten — was du in Kanälen, Threads und privaten Gesprächen schreibst, mit Zeitpunkt, sowie Reaktionen (Emojis) und hochgeladene Fotos und PDFs.

Sprachnachrichten — die Aufnahme selbst und ihre Länge. Jede Sprachnachricht wird außerdem automatisch in Text umgeschrieben; die Aufnahme wird dafür an OpenAI Ireland Ltd. übermittelt (siehe Abschnitt 10). Der Text steht anschließend unter der Aufnahme und ist über die Suche auffindbar — genau wie eine getippte Nachricht. Er ist als maschinell erstellt gekennzeichnet, weil solche Umschriften Fehler enthalten können.

Übersetzungen — wenn jemand eine Nachricht öffnet, die in einer anderen Sprache geschrieben ist als seiner, wird ihr Text übersetzt und die Übersetzung gespeichert. Das Original bleibt unverändert und ist jederzeit mit einem Tipp wieder sichtbar; jede Übersetzung ist als solche gekennzeichnet. Dasselbe gilt für die Umschrift einer Sprachnachricht. Wer das nicht möchte, schaltet es unter Konto → Übersetzung ab.

Schichtanfragen — ob du auf eine Anfrage mit „Ich kann“ oder „Ich kann nicht“ geantwortet hast, wann, und wer die Schicht am Ende übernommen hat.

Benachrichtigungen — wenn du sie einschaltest: eine vom Browser vergebene Kennung deines Geräts, zwei zugehörige Schlüssel und die Geräteart („iPhone“, „Android“, „Desktop“). Damit lassen sich Benachrichtigungen verschlüsselt an genau dieses Gerät schicken. Deine Ruhezeiten-Einstellungen gehören ebenfalls dazu.

Anmeldung — der Zeitpunkt deiner letzten Anmeldung sowie fehlgeschlagene Anmeldeversuche, um dein Konto vor fremden Zugriffen zu schützen.

Einrichtung und letzte Nutzung — ob du die App auf dem Startbildschirm installiert hast und wann, sowie der Zeitpunkt deines letzten Aufrufs der App (höchstens minütlich aktualisiert). Der Einrichtungsstand ist nötig, weil auf dem iPhone ohne Installation keine Benachrichtigung ankommt — die Geschäftsleitung muss vor einer dringenden Schichtanfrage wissen, wen sie damit überhaupt erreicht.

Ruhezeit gegenüber dem Absender — wenn dir jemand eine Nachricht mit Benachrichtigung schickt und du gerade Ruhezeit hast, wird dieser einen Person angezeigt, dass du bis zu einer bestimmten Uhrzeit keine Benachrichtigung bekommst. Das ist nötig, damit sie dich bei etwas Dringendem anrufen kann, statt auf eine Antwort zu warten, die nicht kommen kann — eine unterdrückte Benachrichtigung wird nicht nachgeholt.

Dasselbe steht — ebenfalls nur als „gerade Ruhezeit bis …“ — auf der Übersicht, mit der Admin und Geschäftsleitung prüfen, wen eine dringende Anfrage im Moment überhaupt erreicht.

Angezeigt wird immer nur das Ende deiner Ruhezeit, und nur solange sie gerade läuft. Deine Einstellung selbst — ab wann bis wann — ist für niemanden einsehbar, und wer die Benachrichtigungen ganz abgeschaltet hat, wird an keiner der beiden Stellen erwähnt.

Der Zeitpunkt des letzten Aufrufs ist für Admin und Geschäftsleitung sichtbar. Es wird dabei kein Verlauf gespeichert: der Wert wird jedes Mal überschrieben, es gibt also keine Aufzeichnung früherer Zeiten und keine Möglichkeit, nachträglich zu sehen, wann du an einem bestimmten Tag in der App warst. Wie lange du sie benutzt hast, wird nicht erfasst.

Protokoll — Änderungen an Berechtigungen und Zuordnungen, also wer wem wann welche Rechte gegeben hat. Dieses Protokoll kann nachträglich nicht verändert oder gelöscht werden.

4. Was ausdrücklich nicht erhoben wird

Diese Punkte sind bewusste Entscheidungen beim Bau der App und keine Zufälle:

Keine Lesebestätigungen. Niemand kann sehen, ob du eine normale Nachricht gelesen hast. Die App merkt sich nur für dich selbst, wo du stehen geblieben bist.

Kein Zugriff der Geschäftsleitung auf private Gespräche. Direktnachrichten und Gruppengespräche sind für die Geschäftsleitung nicht einsehbar — auch nicht für den Inhaber, und ohne Ausnahme. Das ist technisch so gebaut, nicht nur so vereinbart.

Keine Standortdaten. Die App fragt zu keinem Zeitpunkt nach deinem Standort.

Keine Arbeitszeiterfassung, keine Leistungsmessung. Die App zählt nicht, wie oft oder wie lange du sie benutzt, und führt kein Protokoll deiner Sitzungen. Gespeichert wird ausschließlich der letzte Aufruf, und dieser Wert wird jedes Mal überschrieben — siehe Abschnitt 3. Daraus lässt sich weder eine Arbeitszeit noch eine Nutzungsdauer ableiten.

Keine IP-Adressen in der App. Der Hosting-Anbieter (All-Inkl.com, Neue Medien Münnich GmbH, Deutschland) führt wie jeder Webserver technische Protokolle, die IP-Adressen enthalten können. Die App selbst speichert keine.

5. Einsatzstatistik bei Schichtanfragen

Die Geschäftsleitung kann auswerten, wer wie oft auf Schichtanfragen zugesagt, abgesagt oder nicht geantwortet hat — nach Zeitraum, Abteilung und Standort filterbar.

Wozu: Einspringen ist freiwillig. Wer das regelmäßig tut, soll das auch belegen können, wenn es um eine Gehalts- oder Positionsentscheidung geht. Genau dafür gibt es diese Zahlen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Was daraus nicht wird: Es gibt keine Rangliste und keinen Vergleich von Personen untereinander. Ausgewertet werden ausschließlich Antworten auf Schichtanfragen — nie normale Nachrichten.

Du siehst deine eigenen Zahlen. Unter „Konto“ stehen deine Zusagen, Absagen und wie oft du gefragt wurdest. Was über dich erfasst wird, kannst du selbst nachlesen.

6. Wer was sehen kann

Kanäle — sichtbar für die Personen, deren Abteilung oder Standort dem Kanal zugeordnet ist. Die Geschäftsleitung kann alle Kanäle sehen.

Private Gespräche — ausschließlich für die Beteiligten. Es gibt keine Übersicht aller Gespräche und keine Möglichkeit der Geschäftsleitung, sie zu öffnen.

Ohne Ausnahme. Es gibt keinen Weg — auch keinen mit Begründung, keinen mit Protokoll und keinen für den Inhaber. Wer nicht an einem Gespräch beteiligt ist, kann es nicht lesen.

Einrichtungsstand und letzter Aufruf — sichtbar für Admin und Geschäftsleitung, nicht für Kolleginnen und Kollegen untereinander. Wofür das da ist und was dabei ausdrücklich nicht gespeichert wird, steht in Abschnitt 3.

7. Speicherdauer

Inhalte werden nicht automatisch gelöscht. Schichtanfragen wandern 24 Stunden nach dem Absenden in ein Archiv — die Schicht ist dann vorbei. Gespräche, in denen 12 Monate lang nichts geschrieben wurde, wandern ebenfalls dorthin. Beides heißt nur: nicht mehr im Weg. Die Inhalte bleiben vorhanden und im Archiv einsehbar.

Das ist eine bewusste Entscheidung: Absprachen und Einsatzdaten sollen nachvollziehbar bleiben. Du kannst jederzeit die Löschung deiner Daten verlangen (Ziffer 9); wir prüfen und setzen das um, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Die automatisch erstellte Umschrift einer Sprachnachricht gehört zu dieser Nachricht und wird wie ihr übriger Inhalt behandelt.

Sich selbst löschende Daten: Einladungs- und Passwort-Links verfallen nach 60 Minuten (Einladungen nach 7 Tagen). Registrierungen für Benachrichtigungen werden entfernt, sobald ein Gerät sie nicht mehr annimmt.

Verlässt jemand das Unternehmen, wird das Konto deaktiviert. Bereits geschriebene Nachrichten bleiben mit dem Namen bestehen, damit Gespräche verständlich bleiben.

8. Freiwilligkeit und private Geräte

Benachrichtigungen sind freiwillig und lassen sich jederzeit unter „Konto → Benachrichtigungen“ wieder abschalten. Dort legst du auch Ruhezeiten fest, in denen dein Handy still bleibt.

Niemand muss die App auf einem privaten Handy installieren. Wer das nicht möchte, erreicht sie über jeden Browser, auch am Rechner im Betrieb — und wird bei dringenden Schichtanfragen auf dem bisherigen Weg benachrichtigt, also telefonisch oder direkt.

Auf eine Schichtanfrage zu antworten ist freiwillig. Eine Absage oder keine Antwort hat keine Konsequenzen.

9. Deine Rechte

Du hast jederzeit das Recht auf Auskunft über deine gespeicherten Daten, auf Berichtigung, auf Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigtem Interesse beruhen (Art. 15 bis 21 DSGVO) — dazu gehört ausdrücklich die Einsatzstatistik aus Ziffer 5.

Wende dich formlos an westend@yumas.de. Ein Widerspruch oder eine Auskunftsanfrage hat keinerlei Auswirkungen auf dein Arbeitsverhältnis.

10. Empfänger und Dienstleister

Hosting — All-Inkl.com, Neue Medien Münnich GmbH, Deutschland. Server und Datenbank stehen in Deutschland; es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Benachrichtigungen — technisch zugestellt über die Push-Dienste von Apple, Google bzw. Mozilla, je nach Gerät. Diese Dienste leiten den Inhalt weiter, können ihn aber nicht lesen: er wird auf unserem Server verschlüsselt und erst auf deinem Gerät wieder entschlüsselt.

E-Mail — Einladungs- und Passwort-E-Mails werden über den Mailserver desselben Hosting-Anbieters versendet.

Transkription und Übersetzung — OpenAI Ireland Ltd., Dublin, Irland. Dorthin übermittelt werden Sprachaufnahmen, um sie in Text umzuschreiben, sowie Nachrichtentexte und Umschriften, um sie zu übersetzen. Die Verarbeitung findet in der Europäischen Union statt. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum). Nichts davon wird zum Training von KI-Modellen verwendet, und die Protokollierung der Inhalte auf Seiten des Anbieters ist abgeschaltet.

Übermittelt wird jeweils nur der Inhalt selbst — die Aufnahme beziehungsweise der Text. Kein Name, keine E-Mail-Adresse, kein Kanal und keine Angabe darüber, von wem etwas stammt oder wer es liest.

Eine Nachricht wird nur dann zur Übersetzung übermittelt, wenn sie jemand öffnet, dessen Sprache eine andere ist — nicht schon beim Schreiben, und nicht, wenn sie niemand in einer anderen Sprache liest. Das Ergebnis wird gespeichert, sodass dieselbe Nachricht kein zweites Mal übermittelt wird. Unter Konto → Übersetzung lässt sich das ganz abschalten; dann bleiben Nachrichten so, wie sie geschrieben wurden.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte findet nicht statt. Es gibt keine Werbung, kein Tracking und keine Analyse-Dienste in dieser App.

11. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI)
Postfach 3163, 65021 Wiesbaden

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